新入社員の為のビジネスマナー講座

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電話かけ方・受け方

電話のかけ方

電話のかけ方

一人前の社会人として、正しいマナーを心がけましょう。電話は、相手の顔が見えない分、声から受ける印象が大きく、ビジネスに与える力も大きいので、悪印象を残さないように気を付けましょう。

相手への挨拶
「いつもお世話になっております」、「お忙しいところ、突然のお電話で失礼致します」(初めての場合など)
相手が不在の場合
あなたから電話をした旨、伝言を残してもらいましょう。また、必要に応じて相手方から折り返して頂くように、お願いをしましょう。
 
電話を切る際
「ありがとうございました」、「失礼致します」  

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電話の受け方

電話の受け方

電話の受け方で、会社の印象、社風、社員のレベルを判断されてしまいます。電話を受けるときには、印象の良い受け答えと、気の利いた取り次ぎが必要です。あなた自身が会社の顔だという気持ちで、受け答えをしましょう。

電話が鳴ったらすぐに出る
なるべく2コール以内で取りましょう。3コール以上鳴ってしまった時は、「大変お待たせいたしました」とお詫びの言葉を添えて、電話に出ましょう。
相手の社名・名前を聞いたら、復唱する
相手が名乗らない場合には、「失礼ですがどちら様でしょうか?」と確認をしましょう。聞き取りにくい場合には、「恐れ入りますが、お電話が遠いようなので、もう一度お願い致します」と聞き直しましょう。
用件は、メモを取りながら聞き、最後に復唱しましょう。

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伝言の残し方

伝言の残し方

相手方から電話を受け、担当者が不在の場合には、正確に伝言を担当者へ伝える必要があります。必ず以下の点を網羅させて、担当者へ伝えましょう。

  1. 電話を受けた日時
  2. 誰に伝言すればよいのか(担当者)
  3. 相手の会社名・所属部署・名前・電話番号
  4. 用件の概略(日付・数字・固有名詞は必ず明記しましょう)
  5. 処理の方法(こちらから連絡を入れるのか、再度かけ直して頂けるのか)
  6. あなたの名前

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苦情の受け方

苦情の受け方

苦情電話は面倒に思わず、チャンスだと考えましょう。誠意のある受け答えをすることで、相手の心を掴むことができます。まずは謝り、相手が何を怒っているのかを聞くようにしましょう。話を遮ってはいけません。相手が悪いのではないかと疑うようなそぶりをは厳禁。

最後に苦情を言ってくれたことに対して「ありかどうございました」とお礼を言うようにしましょう。

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