新入社員の為のビジネスマナー講座

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報・連・相の重要性

ほうれんそう(報・連・相)

ほうれんそう(報・連・相)

「ほうれんそう」とは、「報・連・相」で、「報告・連絡・相談」を意味します。この方法を正しく行う事が重要です。「報・連・相」は以下のような役割を持つ場と言う事が出来ます。

仕事の締めくくりであり、次のステップへの始まり
指示・命令されたことについて進行状況、問題点、結果を知らせましょう。
業務の流れを円滑にする潤滑剤
すべての作業の情報集約の場であり、総合的に力を発揮できるようまとめる場です。
作業能力向上の場
報告・連絡・相談をすることにより、作業の方向性の確認、さらに効率的に作業を進めることへのアドバイス・指示・命令が得られる場でもあります。
相手の立場と考え方を知り、チームワークを向上させる場
情報整理の方法を学ぶ場であり、全社的な立場に立ってどのように寄与していくか、自己中心的な考え方の方向性を正していく場であります。

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報告のタイミング

報告のタイミング

報告は良い事だけでなく、ミスについてもしましょう。聞かれるまで待つという姿勢ではなく、自ら進んで報告しましょう。報告のタイミングとしては以下があげられます。

  1. 指示された仕事が終わったとき
  2. 長期の仕事の進行状況の中間報告
  3. 仕事の進め方に変更が必要なとき
  4. 新しい情報を入手したとき
  5. 仕事に対する新しい改善方法を見つけたとき
  6. ミスをしたとき

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報告の方法(口頭)

報告の方法(口頭)

急ぎの場合は、口頭で完結に行いましょう。まずは、結論から、経過や状況・原因は、結論を報告してから述べましょう。そして、事実を伝え、個人的な意見「思った」「感じた」という報告は、上司に誤った判断をさせる原因になりますので、避けたほうが良いでしょう。

意見を求められた時は「私の意見といたしましては」「私は○○のように感じました」など、それが個人の意見であり推測であることをはっきりさせましょう。

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報告の方法(記述)

報告の方法(記述)

内容が複雑な場合や、グラフや図式を用いたほうが分かりやすい場合は、記述報告をしましょう。

  • 時間・数量などを明確に。例えば、「いつまでに、何割位終了予定」などという、数値も良いでしょう。
  • メールでの報告は、必ず相手に読んでもらえるように工夫を。例えば、送信済みメールを印刷し、相手の机の上に置くのも良いでしょう。
  • 相手の仕事の仕方、スケジュールを把握しながら、報告方法を考えましょう。

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連絡の方法

連絡の手段は、対象・内容・緊急度・重要度によって異なるため、意思の疎通を図るには次に挙げる内容により使い分けると良いでしょう。

簡単なもの、急を要するもの
口頭・電話・ファックス等で必要なことを素早く連絡しましょう。
多数の者に知らせるとき
朝礼や終礼、会議等の人が集まるときを利用するか、掲示や放送、社内報などを利用しましょう。
文書によるとき
文書による連絡が必要なのは、次の場合です。
連絡の方法
  • 数字を伴うもの
  • 方針に関するもの
  • 重要なもの
  • 複雑なものは、回覧や通達、稟議の形にする
  • 記録を残す必要があるもの(対外文書や会議議事録等)
  • 伝言だけでは、間違いが起こる恐れがあるもの
  • 所定の様式が決められているもの
  • 制度化されているもの(定例報告や日報等)
  • グラフや図表等を示す必要があるとき

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間違った連絡方法

間違った連絡方法

分かりやすく、的を得た連絡が望ましく、問題のある連絡は以下のようなものです。

多すぎる連絡、分かりにくい連絡
情報の整理を必ずし、自分がしている報告の目的やねらい・重点を明確にして、連絡しましょう。
事実と違う連絡
これは絶対にしてはいけません。連絡する時は、自分自身が正確に把握した上で行いましょう。
タイミングを逃した連絡
連絡完了するべき時間を予測し、連絡方法を考えて実施しましょう。

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相談の仕方

相談の仕方

仕事をしていく上で、悩みごとは必ず発生します。一人で抱え込まずに、先輩・上司・同僚へ相談をすると良い糸口が見えてくるはずです。

相談をする際は、あなたが何を悩んでいるのか明確にして、相手の忙しくないタイミングを見計らってするのが望ましいでしょう。悩み事だけでなく、不明点を確認するのも、同様です。

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遅刻・早退するときの注意点

遅刻・早退するときの注意点

社会人である以上、健康管理は最重要課題ですが、体調不良等が理由の、遅刻・早退は誰にでもあり得る事です。その際、遅刻や早退をする事よりも、その時の伝達・報告を誤る事の方が深刻です。

不調に気づいた時点で速やかに、報告しましょう。社外にいる場合は、電話連絡をしましょう。メールでの連絡は伝達が遅れ、タイムリーな情報が伝わらない場合もありますので、電話連絡の方が適しています。また、遅刻・早退による、仕事の調整・引き継ぐ場合なども迅速に行いましょう。

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急な仕事の依頼方法

急な仕事の依頼方法

急な仕事を他の人に頼む際、自分の立場にばかり固執しては、その後の人間関係にまで悪影響を及ぼしてしまいますので、気を付けましょう。

「常日頃からの人間関係がものをいう」ことは言うまでもなく外せない前提条件ですが、次の点をチェックしてから依頼してみましょう。

相手の情報をつかむ
突然、依頼をしなければならない場合を想定し、依頼内容に対する相手の関心度や受託の可能性など、事前に情報収集等の準備は行っておきます。
依頼内容を自分で十分理解する
自分自身の問題に対する理解の深さは、依頼の場において相手に対する説明の「分かりやすさ」となり、説得力を生みます。
単純から複雑へ
簡単な説明から始めましょう。相手の理解度に応じて内容を深めていくことにより、頼み事の本質を理解してもらいましょう。
具体的に話す
「何をどのようにしてほしいのか」を具体的に説明することが大切です。回りくどい説明は、相手の反感を買うことになり、不信感にもつながります。

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急な仕事を依頼された場合

急な仕事を依頼された場合

急な仕事を依頼され、必ずあなたが出来るとは限りません。受けられない場合には、なぜ受けられないかを明確にして断りましょう。

以下はチェックポイントです。

  • 相手に対し、事実を明確に説明する。
  • 多少の気まずさより、大事に至ることの恐れを優先させる。
  • 相手のメンツを立てる。
  • 相手が持ち帰りやすい理由を持たせる。
  • 断るべきことはその場で断り、中途半端な保留はしない。

また、断る前に、納期を再度確認する事も大切です。

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