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宛名書き（株式会社と（株）　）

株式会社を（株）と略して標記することは良くありますが、宛名書きをする時には、必ず「株式会社」と略さずに書く必要があります。

株式会社は会社の固有名詞の一部です。ですから特に封筒の宛名などの場合には、略すことは大変失礼になります。

印鑑の種類

会社で使用されている印鑑には沢山の種類があり、日常では使用しないものも多々あります。押印する書類・文書等によって、印鑑の果たす役割も違います。

押印するということは会社にとって、重要文書と言う事ですので、安易に押す事は許されません。それぞれの会社の規定にのっとり、印鑑保管もしっかりするよう気を付けましょう。

実印

実印とは、１人１個に限って、市区町村にその印鑑を登録しておき、必要に応じ、印鑑証明の交付を受けられるようにしている印のことです。印鑑証明書の発行を受けられるのは、本人またはその代理人だけです。

認め印

広義の意味でいうと、実印でないすべての印鑑を指します。従って、市町村や法務局に届出がない印鑑すべて、正式には認め印扱いになります。通常は、重要性の少ない書類や形式的に押す場合に用います。書類の内容をしっかり確認して押印することが重要です。

代表者印（丸印）

会社の実印である代表者印は、法務局へ登録し、法務局が印鑑証明書を発行します。丸印ともいいます。本店所在地の変更や、代表者変更の場合に届け出る定めがあります。最も重要な印章だけに、会社を代表する者が法的効力のある重要な行為をする際に押印します。

銀行印

銀行印は、預金の出金、小切手・手形の発行等といった銀行取引の際に使用される、銀行に届けておく印鑑のことです。銀行印と代表者印とを同じものにする会社もありますが、リスク管理の意味からも、それぞれ別の印鑑を用意しましょう。

社印（角印）

広い範囲での認め印の一つ。正方形で「○○株式会社之印」などと会社名が入っている。見積書・請求書・領収書など、日常業務上、対外的に発行する書類を正式なものとして認めた証に押印するものです。社印だけでは、公文書として認められないので、重要な契約書等には、代表者印を併用します。

ゴム印

ゴム印は、印鑑としての役割を果たしませんが、様々な用途に使えます。住所や社名のゴム印を作成しておけば、手書きする代わりにゴム印を押せば済みます。

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印鑑の押し方

契印

契約書が複数枚にわたる場合、ページとページの間すべてに押す印のことです。
これは、後から中の一枚を抜かれたり、別の用紙と差し替えられたりすることを防ぐためのものです。必ず、署名（または記名）の末尾に押した印と、同一の印を押さなければなりません。

割印

契約書の正本と副本、原本と写しのように、同じ文面の文書を２つ以上作成したとき、または領収書とその控え、手形とその控えなどに一個の印を半分ずつ押す印のことです。

複数枚にわたる文書が１つの文書であることを証明する印が「契印」であるのに対し、２つ以上の独立した文書の同一性・関連性を証明する印が「割印」である。 割印は必ずしも署名（または記名）の末尾に押した印と同一の印でなくても構いません。

消印

文書に収入印紙を貼った場合、印紙の再利用を防ぐため、その印紙と本紙にまたがって押す印のことを「消印」という。消印を押し忘れると過怠税を取られます。
消印は署名（または記名）の末尾に押した印と同一のものでなくてもよいし、印でなくてボールペンなどで署名するだけでも構いません。

訂正印

文書に記載した文字を書き直したり、書き加えたりしたとき、文書の作成者が字句を訂正したことを証明するために押す印です。

訂正は、訂正個所に二重線を引き、正しい文章にします。欄外には「何字加筆」「何字削除」と記入しておきます。 署名（または記名）の末尾に押した印と同一の印で、当事者全員の印を押します。

捨て印

訂正があるかもしれないことを予測して、あらかじめ欄外に押す印のことです。
もともと、捨て印はささいな訂正や明らかな誤記があった場合、相手の訂正印をいちいちもらう手間を省くためのものです。

しかし、悪用の危険性もあることから、絶対に信用できる相手以外には極力避けた方が望ましいでしょう。面倒でも訂正のあった都度、訂正個所に訂正印を押すようにしたほうが安全です。

止め印

文章の最後に余白が生じたとき、その余白部分に勝手に記入されるのを防ぐために押す印のことです。 余白の悪用は捨て印がなくても可能なため、止め印を押すか、「以下余白」と書くか、ゴム印を押すのが安全です。

拇印

手の指先に朱肉などを付けて押し、指紋を残すことを「拇印」といいます。
一般的にはこの拇印には、署名と同一の効力をもつ「記名押印」の一要素としての「押印」の効力はありません。

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署名と記名の違い

署名とは

署名とは、自筆で名称を記することであり、筆記用具は問いません。万年筆・鉛筆・ボールペン何でも良く、カーボン紙によって書かれたものでも構いません。

記名とは

記名とは、自筆以外の方法で名称を書き表すことです。ワープロ書きのものやゴム印を押したものは、記名ということになります。

捺印

重要なのは、押印です。記名の場合には印鑑を押す必要があります。 手書きであれば、人によって筆跡は微妙に異なり、書いた人の個性が残りますが、ワープロ等で打たれた文字は、誰が打っても同じです。記名の場合は、個性を印鑑によって補強させる意味合いがあります。

署名の場合は押印が不要で、記名の場合は押印が必要になります。しかし、印の欄のある書類に押印がなかったら、押し忘れを指摘されるほど、日本では印鑑は重要視されますので、実務上の処理としては、記名の場合は当然のこと、たとえ署名であっても押印しましょう。

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契約書作成における注意点

文言を正確に

どのようにでも解釈できる文章や表現をすると、後で解釈をめぐってトラブルが起こります。従って、文言は正確に記することが大事です。

訂正の仕方に注意する

訂正個所には欄外に○字削除、○字加筆と書き、訂正印を押します。

契印を押す

契約書が複数枚になる場合には、契印を押す。これは、後から他の内容の用紙が挿入されたり、抜かれるということを防ぐためです。

捨て印は押さなくてもよい

捨て印を押すと。相手が勝手に文章を訂正する恐れがあり、将来トラブルの原因になることがあります。訂正がある場合には、その都度、訂正印を押すようにしましょう。

できる限り署名する

後から偽造であるという主張が出にくいというメリットがあります。

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資料請求の書式

1. 担当部署等がわからない場合は、宛名は「ご担当者様」としましょう。
2. 「なぜ興味をもったのか」「どれだけ強い興味をもっているか」を明記。
3. 資料を手元に届かなければ、就職活動のスタートを切ることが出来ません。必ず、希望会社から資料を入手できるように、丁寧に書きましょう。

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応募書類送付

1. 事前に電話で内諾を得ておく方が、後工程は手順良く回るでしょう。
2. 「取り急ぎ」等の文言を用い、積極的な応募であることをアピールしましょう。
3. 熱意を滲ませる工夫を凝らしましょう。
4. あなた自身の言葉で、人まねをする事無く書く事が望ましいでしょう。

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応募許可依頼

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面接御礼

1. 面接中の会話で感銘を受けたことや、当日うまく言えなかったことについて、文面に織り込みましょう。
2. 感謝の意を示すため、面接後できるだけ早く送りましょう。早ければ早いほど、感謝の意図は伝わるでしょう。
3. 最終面接の場合には、「説明会や面接を通じてさらに深く貴社を知るうちに」、「役員の方々より直接貴社の理念を伺うことができ」等、あなた自身の感想を述べましょう。

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面接辞退

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内定辞退

1. 先方に多大な迷惑を掛けることを考え、誠意ある対応を基本としましょう。
2. 電話連絡や面談を経てから、詫び状を送るようにしましょう。
3. 文例のように他の内定が理由の場合、企業名は明かさないほうが良いでしょう。

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紹介依頼

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転職の挨拶

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就職祝い御礼

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退職願

退　職　願

平成○年○月○日

○○株式会社
代表取締役社長　○○○○殿

営業部第１営業課
○○○○（印）

私事

この度一身上の都合により、平成○年○月○日をもって退職いたしたく、ご承認くださいますようお願い申し上げます。

以上

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転勤願

転　勤　願

平成○年○月○日

営業部長　○○○○様

営業部第１営業課

○○○○（印）

私事

下記の理由により転勤させていただきたく、よろしくお計らいくださいますようお願い申し上げます。

記

１、転勤希望先　○○支店
２、理　　　由　　○○○○　
３、転勤希望日　平成○年○月○日

以上

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休暇願

休　暇　願

平成○年○月○日

営業課長　○○○○殿

営業部第１営業課
○○○○（印）

私事

下記のとおり休暇をいたしたく、お計らいくださいますようお願い申し上げます。

記

1、 期　間　 平成○年○月○日から○日まで（５日間）
2、 理　由　 ○○○○
3、 備　考　 不在中の業務は○○主任にお願いしてあります。

以上

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変更届

変　更　届

平成○年○月○日

○○株式会社
人事部長殿

営業部第１課
○○　○○

私事

下記のとおり移転致しましたのでお届けします。

記

新住所　　東京都○○市○○○-○-○

旧住所　　東京都○○市○○-○-○

以上

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結婚届

結　婚　届

平成○年○月○日

○○部長殿

○○課　○○　○○（印）

私はこのたび、下記の通り結婚いたしましたので、お届けいたします。

記

1.結婚年月日 平成○年○月○日
2.配偶者氏名 ○○　○○（旧姓　△△）
3.配偶者生年月日 昭和○○年○月○日生まれ
4.結婚後の住所・電話　　 東京都○○市○○
042×-×××-××××
5.添付書類 住民票　1通

戸籍謄本　1通

以上

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時間外勤務届

時間外勤務届

平成○年○月○日

○○部長殿
○○課　○○　○○

下記のとおり時間外勤務を申請いたします。

記

以上

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出生届

出生届

平成○年○月○日

総務部長　殿

営業１課　○○○○（印）

私はこの度、下記の通り子供が誕生しましたので、お届け致します。

記

１．生年月日　平成○年○月○日
２．氏　　名　○○○○
　　　　　　　（　読み　）
３．続　　柄　長女
４．添付書類　出生証明書　１通

以上

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パソコン新規購入についての伺い書

パソコン新規購入について（伺い）

標記について、下記のとおり新規購入したいので、お伺いします。

記

1.　希望機種 　○○○○
2.　予定価格 　○○○○
3.　理由 　　　　○○○○○○
4.　別添 　　　　○○○○

以上

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A社広報部長の接待についての伺い書

A社広報部長の接待について（伺い）

標記のことについて、新製品「○○」の新規取引にかかわる交渉のため、懇談いたしたく、下記のとおり予算を計上して下さるようお伺いします。

記

1.　接待費 　○○○○
2.　場所　　　○○○○
3.　接待客 　○○○○
4.　備考 　　　○○○○　

以上

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交通事故の始末書

始末書

昨１０日午後５時頃、営業の帰途旧甲州街道を走行中、ガードレールに衝突、品物すべてを破損、トラックも前部が破損してしまいました。深くおわび申しあげます。破損した車についてはただいま総務部に処理をお願いしておりますが、今後は二度とこのような不注意による事故をおこさないように安全運転を励行することを心から誓い、ここに始末書を提出いたします。

以上

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部下の不祥事の始末書

始末書

この度小職の監督不行届きから当社職員○○○○による業務上横領事件が発生しました。このため、社に多大な損害を与え、また対外的にも社の名誉を傷つけましたことは誠に申し訳なく、心からお詫び申し上げます。 　発覚しました横領金額につきましては、本人ならびに身元保証人が賠償することになりましたので、本社総務部長とも相談の結果、示談解決することにしましたが、小職としましては今後再びこのような不祥事のないよう万全の管理に努めますことを固くお誓い申し上げます。

以上

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工場火災の理由書

平成○○年○○月○○日

代表取締役社長　○○○○様

○○工

理由書

この度当工場で発生しました火災事故につき、早速調査しました結果、その原因や状況が下記のとおり判明しましたので、ご報告いたします。

記

１．被害状況　○○○○
２．負傷者　　○○○○
３．火災の原因　　○○○○
４．消火活動　　　　○○○○

以上

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欠陥品納入の始末書

始末書

私が、平成○年○月○日付けで、発注先の株式会社○○○商会へ発送した製品『○○』60ケースのうち、20ケース中に13個の欠陥品がありました。

その結果、同社に多大な迷惑をかけると共に、会社の信用を著しくおとしめましたことを、深くお詫び申し上げます。ただ今原因を早急に調査しておりますが、判明したところによれば、検品作業員の急病により、アルバイト要員が代替したためとの報告が上がっております。

いずれにせよ私の監督不行届きによる失策であり、深く反省しております。今後は二度とこのようなことがないように、監督業務を徹底することを、ここに固くお誓い申し上げる次第です。

以上

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無断欠勤の始末書

始末書

このたび、平成○年○月○日より○日までの○日間、連絡もせずに欠勤いたしましたこと、社会人としてあるまじき行為と猛省しております。

初日は体調不良により連絡ができない状態でございましたが、二日目以降は、無断欠勤をどのように説明、謝罪していいのか悩み、結局連絡をすることができませんでした。まことに無責任きわまることと、心より反省しております。

今後は二度と同じ過ちを繰り返さないことを誓います。このたびはまことに申しわけありませんでした。

以上

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備品の盗難・紛失に関する始末書

始末書

当社所蔵の「○○○資料集」は、台帳によれば○○資料室に管理保管されておるべきところですが、今回の蔵書整理の結果、紛失していることが明らかになりました。社内の資料管理部門および担当者の問い合わせましたが、所在は不明のままです。また、ここ数年は使用の形跡もないため、最終利用者も特定できずにおります。可能性としては、故意または過失による移管、あるいは盗難ということが考えられますが、現時点では委細はわかりません。

このような次第では、小職のずさんな管理を指摘されても申し開きのしようがございません。まことに情けなく申し訳ないことと、重ね重ねお詫び申し上げます。

以上

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会社に損害を与えた始末書

始末書

平成○年○月○日

株式会社○○○
代表取締役社長　○○○○　様

○○部○○課
○○○（印）

このたびは、私の不注意から会社に多大な損害を与え、大変ご迷惑をおかけしました。まことに申し訳なく、謹んでおわび申し上げます。

今後は決してこのようなことのないよう、厳重に注意することを誓います。 　なお、今回、会社に与えました下記の損害額につきましては、私の身元保証人と連帯して、賠償責任を負うことを、あわせて申し上げます。

何卒お許しくださいますよう、本書とともにお願い申し上げます。

記

金　○○○○円

以上

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健康診断の案内書

定期健康診断のお知らせ

定期健康診断を下記のとおり行いますので、社員各位には必ず受診してください。

記

１．受診日　４月２０日（月曜日）〜２３日（木曜日）
　　・男子　午前９時〜正午 　　・女子　午後３時〜６時

２．場　所　本社食堂

なお、当日に欠勤などの事情で受診できなかった人は、後日改めて連絡のうえ実施します。

以上

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人事異動の通知の通知書

人事異動のお知らせ

この度、定期の人事異動により、下記の通り配置転換が行なわれましたので、お知らせいたします。

記

1.　田中 ○○　□□□部長に就任
　（前△△△部長）

2.　佐藤 ○○　△△△部長に就任
　（前△△△課長）

なお発令は平成○○年○月○日とする。

以上

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URL変更の通知書

平成○年○月○日
各支店長各位
本社・総務部

自社HPのURL変更のお知らせ

○月○日からプロバイダーの変更により、自社HPのURLが替わります。
　変更後のURL ; http;www.**********************

なお、本社からは各支店の取引先に対して特別案内状を発送いたしませんので、各支店でご手配のほどお願いいたします。

以上

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退職準備相談室開設の案内書

平成○年○月○日
関係者各位
総務部　厚生課

退職準備相談室の開設について

このほど厚生課の業務の一環として、「退職準備相談室」を開設することになりました。内容は別記の通りとなっていますので、何でもお気軽にご相談ください。

記

１、相談内容： 「退職準備生涯生活設計」全般
２、相談時間： 毎月第1、第3木曜日 　午後2時〜午後5時
３、相談員： 税務=顧問税理士○○先生
法律=顧問弁護士○○先生
年金=社会保険労務士○○先生
健康=診療室○○先生
就職=総務課長
４、備考： 相談案内については、所定の用紙に必要事項を記入の上、相談日の1週間前までに厚生課へお届けください。

以上

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部課長会議の通知書

平成○年○月○日
部課長各位
本社・総務部

部課長会議開催のお知らせ

平成○年度上半期の部課長会議を下記のとおり開催いたしますので、部課長各位にはスケジュール調整の上必ず出席願います。

なお、進行、書記の当番に当たっている課長は定刻３０分前に総務部までお越しください。

記

以上

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販売会議開催の通知書

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第○○○○号
平成○年○月○日
関係者各位
営業本部長

販売会議開催のお知らせ

今年度第１回目の販売会議を下記により開催します。 年度初めにつき重要検討事項を用意していますので、関係者全員の出席を望みます。

記

以上

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電話番号変更の通知書

平成○年○月○日 支店長各位 　本社・総務部

電話番号変更のお知らせ

本社では来る○月○日から電話をダイヤルイン・システムに切り替えます。各部署の電話番号は別紙の通りになりますので、宜しくお願いいたします。なお、本社からは各支店の取引先に対して特別案内状を発送いたしませんので、各支店でご手配のほどお願いいたします。

以上

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新入社員配属決定の通知書

配属決定の通知

○○　○○殿

あなたの勤務地は下記のとおり決まりましたので、ご通知します。

記

1.勤務地　 大宮支社
大宮市○○○○○○
電話番号　○○○-○○○-○○○○
2.赴任日 平成○年○月○○日

なお、不都合がある場合は、人事部までご連絡ください。

以上

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夏期休暇の通知書

夏期一斉休暇について

社員各位

本年度の夏期休暇は下記のように取り扱います。各自ご調整下さい。

記

以上

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課の名称変更の通知書

社員各位

営業部の課増設および課名変更の件

営業部の課増設に伴い、下記の通り、課の名称変更を行いますので、お知らせ致します。

記

以上

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披露宴に招かれた時の返事

社会人になると、会社関係の方から、披露宴へ招待される場合があります。出欠にかかわらず、お祝いの言葉を書き添え、できるだけ早く返事をしましょう。また、祝辞の依頼は、よほどのことがない限りお受けしましょう。

やむなく欠席する時はその理由を書きます。ただし、弔事による欠席の場合は理由は書かないでおくか、曖昧な表現で書きます。出席の返事をしたあとで、急に都合が悪くなって出席できなくなった場合は、電話や手紙で丁寧にお詫びをしましょう。代理人を立てる場合は、その旨早めに相手に知らせて、承諾を得ておきます。

欠席するときや披露宴に出席できない場合は、事前に結婚式場の住所、名称を調べ、披露宴の開宴時間の1時間以上前には届くように祝電を打ちましょう。

お金を贈るときは、新札を中包みに入れて祝儀袋に入れます。それをふくさに包んで持参し、渡す直前にふくさから取り出します。郵送する場合は、祝儀袋を現金書留の封筒に入れて贈りましょう。

品物を贈る場合は、掛け紙は結びきりの「のし紙」にし、表書きは「御祝」「御結婚御祝」などにします。

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披露宴に招かれた時の服装・行動

結婚式当日の男性の服装は、昼ならモーニング、夜ならタキシードといのが正式な服装です。略式なら紺か黒のスーツに白いワイシャツ、祝辞用の銀か白のネクタイでも良いですが、靴下と靴は黒が良いです。女性はドレスの場合、純白、喪の色である黒一色は避け、アクセサリーなどで華やかに飾ります。超ミニや、背中や胸元が大きく開いたものは避けましょう。和装の場合、既婚者は正装の留め袖、未婚女性は振袖で。

時間厳守は最低限のマナーです。開宴20分前くらいには受け付けを済ませておきましょう。受け付けをすませたら、会場入り口で出迎えてくれる新郎新婦、ご媒酌人、ご両親に手短にお祝いの言葉を述べて同じテーブルの人たちに軽く会釈をしてから、席につきます。

食事が始まったら、周囲の人との会話を楽しみます。なごやかさを出すのも招かれた人の礼儀です。仲人、主賓の挨拶以外は、スピーチを聞きながら食事をしても失礼にはなりませんが、会話は控えめにしましょう。

席を離れての写真やビデオ撮影は、ケーキカットなどの司会者からの許可があった場合だけにしましょう。

上司から部下へのスピーチは、人生の先輩として結婚生活への教訓など。同僚なら思いがけないユーモアのある話など。後輩が先輩に対しての場合は、自分も見習うべき先輩の人柄などに触れると良いでしょう。

時間は3分くらいで、「切れる、分かれる、戻る、去る」などの忌みの言葉や「重ね重ね、またまた、いろいろ」などの重ね言葉は控えましょう。

人前で話すのが苦手、自信がないという人は、相手にきちんと伝えて、はっきりとお断りします。また、部下に頼まれたら会社の役職と組織を十分に考慮し、自分より上司が控えているときは、本人たちに直接了解を取ってもらいます。承諾したのならば、当日失敗のないように十分に準備しておきましょう。

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挨拶はいつでも・だれにでも

挨拶は、ビジネスマナーの基本で、相手とのコミュニケーションを円滑にする道具です。以下の点を留意しましょう。

1. 「一度済ませたから後は素知らぬふり」では効果はありません。すれ違う際に会釈だけでもすることで、常にその人の意識の中に存在感を残すことになります。
2. 上司・先輩だけでなく、同僚や後輩に対しても挨拶は必要です。
3. 挨拶は「目上の人」や「取引先」だからするということではなく、自然体でだれにでも分け隔てなく日頃からすることで身に付くものです。
4. 社外においても、取引先に伺った際には直接の商談相手だけでなく、周囲の人たちにも挨拶をしておくことで、後々にも円滑な取り次ぎが期待できます。

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挨拶は明るく・大きな声で

挨拶はビジネスマナーだけでなく、日常でも重要な行為です。しかし、簡単なのに、実は出来ていないことが多いのです。もう一度挨拶の基本について確認してみましょう。

• 挨拶は笑顔で！
• 大きな声で！
  （各々のオフィス、職場に応じて適切な声量で調整しましょう。)
• 挨拶は省略せずに！最後まで！
  「どうも・・」（×）→「どうもありがとうございます」（○）
  「お先に」（×）→「お先に失礼します」（○）

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挨拶は相手の目を見て

せっかく挨拶をしても、心がこもっていなければ、相手にその気持ちが通じてしまいます。ビジネスマナーだけではなく、日常生活でも同様の事が言えます。

• 挨拶は、相手の方向を向き、相手の目を見て行いましょう。
• 挨拶は、自分から進んで行いましょう。
• 相手の存在に気づいたら、必ず挨拶をしましょう。

挨拶をするのに序列は考えることなく、気付いた人からするということがマナーです。先手の挨拶は、相手への好意や積極性を感じさせ、好感度も高くなります。

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目上の人への挨拶

目上の人へ間違った挨拶をすると失礼にあたります。比較的、間違って使用してしまう例には、「ご苦労様でした」（×）→「お疲れ様でした」（○）、その他にも　「ごめんなさい」（×）→「失礼しました」（○）　があげられます。

実際現場でも、この間違いをされている方はいらっしゃいます。気を付けましょう。

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言葉遣い

上司を「○○課長」と呼ぶのは呼び捨てではないのか、また、取引先に対して上司の名前を「○○は」と呼ぶのは、本人を目の前に しては言いづらいなどの声がありますが、基本的な呼び方は、以下の通りです。

状況に応じた上司の名前の呼び方に気をつけましょう。

• １対１の場合→ 課長
• 他部署の上司も同席の場合→ ○○課長
• 上司を知っている取引先に対して呼ぶ場合→ ○○は
• 上司の肩書きを取引先に示したい場合→ 課長の○○ /　私共の課長の○○
• 上司の身内に対して呼ぶ場合→ ○○課長

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敬語とは何か

敬語には以下の3つの種類があります。場面ごとに使い分けるようにしましょう。

尊敬語

相手や相手の行動へ敬意を表わし、相手を高める表現。状況・物などへも使われます。

謙譲語

自分がへりくだる（自分を低める）ことで相手を高める表現方法。

丁寧語

「ご」「御」「お」などを言葉のはじめに付け、丁寧にした言葉。相手への敬意につながります。

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「お」「ご」「御」などの注意点

敬語を使うときに、むやみに「お」や「ご」を付けすぎると、逆に失礼となる場合があります。

• ×「お御飯」　→　「お」も「御」も丁寧語なので、二重に使用していることになります。
• ×「お御覧になる」　→　こちらも尊敬語の「ご覧になる」に、「お」をつける必要はありません。

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退社前の注意事項

翌日のスケジュールが既に決まっていたら、退社時にメモをしておく事をお勧めします。明朝出社したとき、すぐに仕事に取り掛かれ、効率良く仕事が出来るはずです！

上司や残業者に「お先に失礼します」と必ず挨拶をして帰りましょう。余裕があれば、残業者に何か手伝える事があるか、聞いてみるのも良いでしょう。

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退社前の仕事の整理

退社前に、今日と明日の業務の再確認を行いましょう。

1. 今日予定していた仕事が、すべて終了したのかどうかの再確認
2. もし終わっていなかった場合、明日以降の計画の見直し
3. 明日の仕事とスケジュールの確認
4. 明日の仕事の具体的なピックアップ
5. 外出の予定がある場合には、資料や持参物の確認
6. 行動予定表の記入

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退社前の整理整頓

退社前の整理・整頓はきちんと行ないましょう。

• 机の整理・整頓
• 書類や資料の整理
• カップや灰皿、ゴミ箱の後片付け
• 事務用品の整理・整頓
• 足元にゴミは落ちていないか、汚れていないか

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退社前の報告・確認

仕事上問題が発生していて、自分だけでは対処できない時は、速やかに上司に報告・相談をしましょう。その場で改善策が見えてくる場合もあります。また、現状仕事のステータスを報告しましょう。 担当者が不在であれば、メモで残す事も大切です。その他、部下・チームでも同様の報告を行います。

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退社前の挨拶・確認

退社するときの挨拶 は「何か手伝うことはありますか」の一言を忘れずに。 残っている人に対しては「お先に失礼します」と挨拶をする。上司は部下に対して「ごくろうさま」の一言を 、部下は上司に対して「お疲れさまでした」の挨拶をしましょう。

そして、最後に帰る人は、電源を落とすなどそれぞれのオフィスルールに従い点検（確認）を行いましょう。

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残業をする際の注意事項

残業は次の手順で行うと良いでしょう。

（Plan→Do→Check→Action）　は、文字通り、計画を立てる事から始まります。この「計画を立てる」というのは、なるべく具体的に立てましょう。

• いつまでに（時間）
• 何を
• どのように
• どこまで

一日の時間軸・一週間の時間軸・1ヶ月の時間軸などで、（Plan→Do→Check→Action）していくと良いでしょう。

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残業を実際にする時には

残業をするときには、「今日はここまで・何時までにやる」といった目標を明確に立てる事が重要です。勿論、残業は集中して行いましょう。仕事がどうしてもはかどらない場合には、帰宅するという選択肢もあるという事を忘れずに。

また、なんでも自分で抱え込まないで、誰か他の人に任せられる仕事かどうか、考えることも大切です。全ての仕事を自分一人で完結させる事は、会社にとっては重要な事ではありません。

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ほうれんそう（報・連・相)

「ほうれんそう」とは、「報・連・相」で、「報告・連絡・相談」を意味します。この方法を正しく行う事が重要です。「報・連・相」は以下のような役割を持つ場と言う事が出来ます。

仕事の締めくくりであり、次のステップへの始まり

指示・命令されたことについて進行状況、問題点、結果を知らせましょう。

業務の流れを円滑にする潤滑剤

すべての作業の情報集約の場であり、総合的に力を発揮できるようまとめる場です。

作業能力向上の場

報告・連絡・相談をすることにより、作業の方向性の確認、さらに効率的に作業を進めることへのアドバイス・指示・命令が得られる場でもあります。

相手の立場と考え方を知り、チームワークを向上させる場

情報整理の方法を学ぶ場であり、全社的な立場に立ってどのように寄与していくか、自己中心的な考え方の方向性を正していく場であります。

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報告のタイミング

報告は良い事だけでなく、ミスについてもしましょう。聞かれるまで待つという姿勢ではなく、自ら進んで報告しましょう。報告のタイミングとしては以下があげられます。

1. 指示された仕事が終わったとき
2. 長期の仕事の進行状況の中間報告
3. 仕事の進め方に変更が必要なとき
4. 新しい情報を入手したとき
5. 仕事に対する新しい改善方法を見つけたとき
6. ミスをしたとき

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報告の方法（口頭）

急ぎの場合は、口頭で完結に行いましょう。まずは、結論から、経過や状況・原因は、結論を報告してから述べましょう。そして、事実を伝え、個人的な意見「思った」「感じた」という報告は、上司に誤った判断をさせる原因になりますので、避けたほうが良いでしょう。

意見を求められた時は「私の意見といたしましては」「私は○○のように感じました」など、それが個人の意見であり推測であることをはっきりさせましょう。

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報告の方法（記述）

内容が複雑な場合や、グラフや図式を用いたほうが分かりやすい場合は、記述報告をしましょう。

• 時間・数量などを明確に。例えば、「いつまでに、何割位終了予定」などという、数値も良いでしょう。
• メールでの報告は、必ず相手に読んでもらえるように工夫を。例えば、送信済みメールを印刷し、相手の机の上に置くのも良いでしょう。
• 相手の仕事の仕方、スケジュールを把握しながら、報告方法を考えましょう。

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連絡の方法

連絡の手段は、対象・内容・緊急度・重要度によって異なるため、意思の疎通を図るには次に挙げる内容により使い分けると良いでしょう。

簡単なもの、急を要するもの

口頭・電話・ファックス等で必要なことを素早く連絡しましょう。

多数の者に知らせるとき

朝礼や終礼、会議等の人が集まるときを利用するか、掲示や放送、社内報などを利用しましょう。

文書によるとき

文書による連絡が必要なのは、次の場合です。

• 数字を伴うもの
• 方針に関するもの
• 重要なもの
• 複雑なものは、回覧や通達、稟議の形にする
• 記録を残す必要があるもの（対外文書や会議議事録等)
• 伝言だけでは、間違いが起こる恐れがあるもの
• 所定の様式が決められているもの
• 制度化されているもの（定例報告や日報等）
• グラフや図表等を示す必要があるとき

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間違った連絡方法

分かりやすく、的を得た連絡が望ましく、問題のある連絡は以下のようなものです。

多すぎる連絡、分かりにくい連絡

情報の整理を必ずし、自分がしている報告の目的やねらい・重点を明確にして、連絡しましょう。

事実と違う連絡

これは絶対にしてはいけません。連絡する時は、自分自身が正確に把握した上で行いましょう。

タイミングを逃した連絡

連絡完了するべき時間を予測し、連絡方法を考えて実施しましょう。

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相談の仕方

仕事をしていく上で、悩みごとは必ず発生します。一人で抱え込まずに、先輩・上司・同僚へ相談をすると良い糸口が見えてくるはずです。

相談をする際は、あなたが何を悩んでいるのか明確にして、相手の忙しくないタイミングを見計らってするのが望ましいでしょう。悩み事だけでなく、不明点を確認するのも、同様です。

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遅刻・早退するときの注意点

社会人である以上、健康管理は最重要課題ですが、体調不良等が理由の、遅刻・早退は誰にでもあり得る事です。その際、遅刻や早退をする事よりも、その時の伝達・報告を誤る事の方が深刻です。

不調に気づいた時点で速やかに、報告しましょう。社外にいる場合は、電話連絡をしましょう。メールでの連絡は伝達が遅れ、タイムリーな情報が伝わらない場合もありますので、電話連絡の方が適しています。また、遅刻・早退による、仕事の調整・引き継ぐ場合なども迅速に行いましょう。

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急な仕事の依頼方法

急な仕事を他の人に頼む際、自分の立場にばかり固執しては、その後の人間関係にまで悪影響を及ぼしてしまいますので、気を付けましょう。

「常日頃からの人間関係がものをいう」ことは言うまでもなく外せない前提条件ですが、次の点をチェックしてから依頼してみましょう。

相手の情報をつかむ

突然、依頼をしなければならない場合を想定し、依頼内容に対する相手の関心度や受託の可能性など、事前に情報収集等の準備は行っておきます。

依頼内容を自分で十分理解する

自分自身の問題に対する理解の深さは、依頼の場において相手に対する説明の「分かりやすさ」となり、説得力を生みます。

単純から複雑へ

簡単な説明から始めましょう。相手の理解度に応じて内容を深めていくことにより、頼み事の本質を理解してもらいましょう。

具体的に話す

「何をどのようにしてほしいのか」を具体的に説明することが大切です。回りくどい説明は、相手の反感を買うことになり、不信感にもつながります。

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急な仕事を依頼された場合

急な仕事を依頼され、必ずあなたが出来るとは限りません。受けられない場合には、なぜ受けられないかを明確にして断りましょう。

以下はチェックポイントです。

• 相手に対し、事実を明確に説明する。
• 多少の気まずさより、大事に至ることの恐れを優先させる。
• 相手のメンツを立てる。
• 相手が持ち帰りやすい理由を持たせる。
• 断るべきことはその場で断り、中途半端な保留はしない。

また、断る前に、納期を再度確認する事も大切です。

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入学の祝い状

入学のお祝い

謹啓

寒冷の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

　この度はめでたく大学へご入学とのこと、誠におめでとうございます。 将来の目標をしっかりと見極め、これからも勉学に励まれることでしょう。

つきましては別便にてこころばかりの品をお送りいたしましたので、お納めください。

楽しい大学生活を送られることをお祈りいたします。

謹言

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卒業の祝い状

卒業のお祝い

拝啓

浅春の候　ますますご清栄のこととお喜び申しあげます。

　さて、この春ご子息様には、○○○大学を優秀な成績でご卒業なさいました由承り、心からお祝い申しあげます。ご尊家皆様のお喜びさぞかしと拝察いたします。

本日○○デパートから、ささやかなお祝いの品をお送りいたしましたので、なにとぞご笑納ください。

まずは略儀ながら、書面にてお祝い申しあげます。

敬具

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結婚の祝い状

結婚のお祝い

謹啓

早春の候、いよいよご清祥のことと存じます。

　さて、貴台ご長男の○○さまにおかれましては、めでたく良縁がととのわれ、華燭の典を挙げられるとのこと、まことにおめでたく、心よりお祝いを申し上げます。

弊社からの心ばかりのお祝いを別便にてお届け致しましたので、お納めいただきますよう、お願い申し上げます。

皆様の末永いご多幸とご繁栄をお祈りいたしまして、ご祝詞とさせていただきます。

謹言

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就職の世話への礼状

就職の斡旋へのお礼

拝啓

時下ますますご多祥のこととお喜び申しあげます。

このたびは誠に勝手きわまるお願いを申しあげましたにもかかわらず、お聞き届けくださいまして、心から感謝いたしております。

お陰様で書類がすべて揃いまして、愚息貴之の入社の日を待つばかりとなりました。改めて、あなた様には決してご迷惑をおかけしないことをお約束いたします。

愚息が上京いたします折には、家内ともどもお礼に伺う所存でございますが、とりあえず書面をもちまして、お礼申しあげます。

なお、別便にて感謝のしるしとして粗品をお送りいたしましたので、お受け取り頂ければ幸いに存じます。

末筆ながら、奥様にくれぐれもよろしくお伝えくださるようお願い申しあげます。

敬具

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身元保証人の断り状

身元保証人のお断り

拝啓

皆々様にはいよいよご清祥の由、ますますご清祥のこととお喜び申しあげます。

さて、２月２８日付け貴信確かに拝受いたしました。御令息直弼様には、○○株式会社にご就職がご内定とのことおめでとうございます。ご両親様もさぞお喜びのこととお祝い申しあげます。つきましては、お申し越しの身元保証人の件でございますが、はなはだ不本意ではありますが、このたびはお断りさせていただきたく、悪しからずご了承ください。

といいますのも、（理由を述べる）

ご尊家ならびに直弼様のお人柄につきましてはもちろんいささかの不安もございませんので、本来ならば喜んでお受けするところでございますが、事情をご賢察のうえ、なにとぞご容赦くださるようお願い申しあげます。

末筆ながら、ご尊家皆様のご健康とご発展をお祈り申しあげます。

　まずは取り急ぎ、ご返事申しあげます。

敬具

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仲人の依頼状

仲人のお願い

拝啓

風薫る季節となりましたが、いよいよご清祥の由、お喜び申しあげます。

さて、このたび長男○○のことにつきましては、いろいろとご尽力をいただき、本人ともども深く感謝いたしております。お陰様で○○○○様との婚約が整い、２月上旬挙式の運びとなりました。ひとえに宮崎様のお力添えのお陰と、厚くお礼申しあげます。

つきましてはご多忙のところ、誠に恐縮ではございますが、ぜひ宮崎様にご媒酌をお願い申しあげたく、分に過ぎたお願いとは存じますが、お聞き届けくださいますれば幸甚に存じます。本来ならば参上いたしましてお願い申しあげるべき筋合いではございますが、遠方のため、書面でお願い申しあげる失礼をご容赦くださるようお願い申しあげます。なにとぞご承引のお言葉を賜わりますよう、お願い申しあげます。

敬具

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お茶の出し方

お盆は胸の辺りで持って運びます。部屋のドアをノックして、入室します。その後、来客に挨拶をして、サイドテーブル又は机の下手にお盆を置いてからお茶を配ります。お茶を出すときは「どうぞ」と言い、退室時にはドアの辺りで頭を下げます。

お茶を出すにも順番があります。配る順番について、まずは来客からお茶を出し、次に役職の上の人からお茶を出していきます。一緒にお茶菓子を出す場合は、お茶菓子、お茶の順で配ります。

お茶を置く位置は相手から見て左にお茶菓子、右にお茶が基本です。机に書類などが置いてある場合は、お茶を置くスペースをつくるために移動しても良いかどうかを尋ねます。断りもなく、触らないように気をつけましょう。

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煎茶の入れ方

1. 急須と茶碗、湯冷ましにお湯を注ぎ、器を温めます。
2. 茶碗でお湯の量を計り、湯冷ましにいれます。
3. 急須と茶碗のお湯を捨て、急須に茶葉を入れます。
   茶葉はひとり大さじ１杯×人数分。
4. 湯冷ましのお湯（60〜70度にさます）を茶碗の８分目程度まで入れ、それを急須に注ぎます。
5. 濃淡や分量を均等にするため、３回程度に分けながら、回し注ぎをします。

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お茶(玉露)の入れ方

　
1. 急須と茶碗にお湯を注ぎ、器を温めます。湯冷ましにもお湯を入れ、お湯を60度までさまします。
2. 急須と茶碗のお湯を捨て、急須に茶葉を大さじに軽く２杯程度入れます。
3. 湯冷ましのお湯を茶碗の７分目程度まで入れ、それを急須に注ぎます。
4. ２分ほど蒸らし、茶碗に回し注ぎをします。

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お茶の入れ方（日本茶・ほうじ茶、番茶、玄米茶）

1. 急須に大さじに多めに２〜３杯茶葉を入れます。
2. 沸騰したお湯を注ぎます。
3. 蓋をして、１５秒程蒸らします。
4. 茶碗に回し注ぎをします。

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冷茶の入れ方

1. ガラスポットなどに氷を準備します。
2. 急須に茶葉を入れ、70〜90度にさましたお湯を注ぎます。
3. 茶葉が開き、お茶が侵出したら、ガラスポットへ注ぎます。
4. お茶が冷たくなったら、ガラスのコップなどに注ぎます。

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ホットティーの入れ方

1. ティーポットにお湯を注ぎ、ポットを温めたあと、お湯を捨てます。
2. ティースプーン１杯の茶葉を入れます。
3. 沸騰したお湯を注ぎ、蒸らします（茶葉のサイズが大きい場合は約３分、小さい場合は約２分）。
4. ポットからティーカップに注ぎます。

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アイスティーの入れ方

1. ティーポットにお湯を注ぎ、ポットを温めたあと、お湯を捨てます。
2. ティースプーン１杯の茶葉を入れます。
3. 沸騰したお湯を注ぎ、蒸らします（茶葉のサイズが大きい場合は約３分、小さい場合は約２分）。
4. ガラスコップに適量の氷を入れ、紅茶を注ぎます。

※ポイント
徐々に冷やすと白く濁ってしまいやすいので、紅茶は氷を入れたグラスに一気に注ぎ、素早くかき混ぜる

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コーヒーの入れ方（ペーパードリップ式）

1. やかんに少し多めに水を入れ、お湯を沸かします。
2. 沸騰前に人数分のコーヒーカップとコーヒーサーバーに少しお湯を入れて温めます。
3. カップの中のお湯はコーヒーを入れる前まで温めておきます。
4. お湯は必ず沸騰させ、沸騰したら、少し火力を絞りお湯の温度93〜98℃に調整します。
5. コーヒーフィルターの中に挽いたコーヒーの粉を入れます。
   分量の目安：１人分8〜12ｇ、メジャースプーン１杯。2人分なら1.8倍、3人分だと2.6倍といった具合に人数が増えた分だけコーヒーの粉の量を増やします。
6. ドリッパーを軽く左右に振って表面を平らにして湯を注ぎます。
7. 最初はコーヒーの粉全体に湯がしみわたり、粉が充分膨らむように注ぎます。
8. 2回目にお湯を注ぐときは、円運動と上下運動とを合わせた注ぎ方で、湯がドリッパーの中ほどまで達するまで注ぎます。
9. 3回目にお湯を注ぐときは、１〜２秒おいて抽出します。

※沸騰状態のお湯でコーヒーを淹れると、コーヒーの味に渋みが増します。また、お湯の温度が低すぎると、コーヒーのおいしさを引き出せませんのでご注意ください。

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アイスコーヒーの入れ方

1. サーバーの上にドリッパーを乗せ、ペーパーフィルターのシール部を互いちがいに折ってドリッパーの中に入れる。その際、折ったペーパーの角を左右の指の平で挟んでつぶすとドリッパーになじみやすくなる。
2. やかんに水を入れ、お湯を沸かす。
3. お湯が沸くまでに５００ｃｃのサーバーとメリタ１×２のドリッパーをセットし、サーバーの中に砂糖をティースプーン３杯分入れます。メジャーカップ３杯半（約３０ｇ）のフレンチロ−ストを少し細かめにミルで挽き、１×２のペーパーフィルターの中に入れてドリッパーの上に乗せます。
4. お湯が沸いたら抽出を始める。必ず沸騰した湯を使う。ホットコーヒーと同じように、沸騰状態ではなく、95℃前後が理想。
5. 最初はコーヒー液が下に落ちない程度に粉全体にお湯を注ぎ、約３０秒間蒸らす。その間に２個のアイスコーヒーグラスに氷を充分に入れておく。
6. もう１度粉の表面全体に蒸らしの補助をする。
7. 濃いコーヒー液が落ち始めたら、ゆっくりとドリッパーの中ほどの高さまでお湯を注いでいく。
8. ドリッパー内のコーヒー液の水位が少し下がったら、またゆっくりとお湯を注ぎます。
9. サーバーの中のコーヒー液が１００ｃｃに達したらドリッパーを外し、砂糖とコーヒー液とが 溶け合うようにスプーンでよく混ぜる。
10. 氷の入ったアイスコーヒーグラスにコーヒー液を二つに分けて注ぎ、グラスの中の氷とコーヒー液をスプーンで１〜２回混ぜ、氷の補充をし出来上がり。

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電話のかけ方

一人前の社会人として、正しいマナーを心がけましょう。電話は、相手の顔が見えない分、声から受ける印象が大きく、ビジネスに与える力も大きいので、悪印象を残さないように気を付けましょう。

相手への挨拶

「いつもお世話になっております」、「お忙しいところ、突然のお電話で失礼致します」（初めての場合など）

相手が不在の場合

あなたから電話をした旨、伝言を残してもらいましょう。また、必要に応じて相手方から折り返して頂くように、お願いをしましょう。

　

電話を切る際

「ありがとうございました」、「失礼致します」　　

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電話の受け方

電話の受け方で、会社の印象、社風、社員のレベルを判断されてしまいます。電話を受けるときには、印象の良い受け答えと、気の利いた取り次ぎが必要です。あなた自身が会社の顔だという気持ちで、受け答えをしましょう。

電話が鳴ったらすぐに出る

なるべく２コール以内で取りましょう。３コール以上鳴ってしまった時は、「大変お待たせいたしました」とお詫びの言葉を添えて、電話に出ましょう。

相手の社名・名前を聞いたら、復唱する

相手が名乗らない場合には、「失礼ですがどちら様でしょうか？」と確認をしましょう。聞き取りにくい場合には、「恐れ入りますが、お電話が遠いようなので、もう一度お願い致します」と聞き直しましょう。

用件は、メモを取りながら聞き、最後に復唱しましょう。

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伝言の残し方

相手方から電話を受け、担当者が不在の場合には、正確に伝言を担当者へ伝える必要があります。必ず以下の点を網羅させて、担当者へ伝えましょう。

1. 電話を受けた日時
2. 誰に伝言すればよいのか（担当者）
3. 相手の会社名・所属部署・名前・電話番号
4. 用件の概略（日付・数字・固有名詞は必ず明記しましょう）
5. 処理の方法（こちらから連絡を入れるのか、再度かけ直して頂けるのか）
6. あなたの名前

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苦情の受け方

苦情電話は面倒に思わず、チャンスだと考えましょう。誠意のある受け答えをすることで、相手の心を掴むことができます。まずは謝り、相手が何を怒っているのかを聞くようにしましょう。話を遮ってはいけません。相手が悪いのではないかと疑うようなそぶりをは厳禁。

最後に苦情を言ってくれたことに対して「ありかどうございました」とお礼を言うようにしましょう。

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