会議における心構え
会議の種類
会議の種類は以下のように、様々あります。各会社によって異なります。
- 朝礼
- 部門会
- 連絡会議
- 営業会議
- 企画会議
- 生産会議
- プロジェクト会議
- 打ち合わせ
- ミーティング、部門別/階級別会議、等
会議の目的
会議は目的に応じて、次の２つに大きく分けられます。
- 情報伝達会議
- 社内・社外の必要な情報を、関係者を集めて伝える会議。目的は「連絡」と「確認」です。
- 問題解決会議
- ある問題に対て、参加者が対策や解決案などの意見を出し合う会議。目的は「問題を解決に導く」ことです。
- 議 長
- 会議を円滑に進行させる役割
- 議事録
- 各議題の問題点、対策、担当者、期限を議事に残す役割
- 板 書
- 黒板、ホワイトボードに板書し、情報を集約する役割
- 何の会議が行われるかを把握しておく
- あらかじめ資料が配られている場合は、資料に目を通しておく
- 遅刻しない
- 話を聞く時は聞く、発言を求められたら発言する
- 個人的な感情を持ち込まない
事前の伝達事項
日時・予定時間の決定
会議のテーマや目的を明らかにして、参加者にどういう目的で開かれる会議なのかを明確にしておきましょう。目的が明確でないと、参加者は大切な時間を無駄に使われている気を起こしてしまいます。
開催場所
参加者によっては、日常業務への影響が少ない日時を配慮する必要があります。また、開始時間はもちろんのこと、終了時間も明確にする。時間をかける会議が良い会議とは限りません。
参加者の出席の確認
社外の人も交えての会議等では、会議の開催通知や招待状を出し、あらかじめ出欠の確認を取っておきましょう。
事前準備
会議開催前にやっておくべき重要な事は、資料の用意です。資料内容は、分かりやすく、また自分が説明のし易い内容にしましょう。
説明方法は、事前リハーサルをやっておくと良いでしょう。また、前回の議事録、今回の会議で使用する資料を準備する。資料は人数分用意しましょう。さらに、決定まで時間が掛かるような議題ならば、事前に参加者へ資料を配付し、目を通しておいてもらう方法も良いでしょう。
役割の確認
会議の時間を有効に使うため、あらかじめ会議進行の役割分担をしておきましょう。主な役割として、次のようなものがあります。
会議に参加する際の心構え
会議に参加する時は、以下の心構えを忘れずに。
会議を効率的にこなし、会社をより良い方向に成長させましょう。
