会議の種類は以下のように、様々あります。各会社によって異なります。
会議は目的に応じて、次の2つに大きく分けられます。
会議のテーマや目的を明らかにして、参加者にどういう目的で開かれる会議なのかを明確にしておきましょう。目的が明確でないと、参加者は大切な時間を無駄に使われている気を起こしてしまいます。
参加者によっては、日常業務への影響が少ない日時を配慮する必要があります。また、開始時間はもちろんのこと、終了時間も明確にする。時間をかける会議が良い会議とは限りません。
社外の人も交えての会議等では、会議の開催通知や招待状を出し、あらかじめ出欠の確認を取っておきましょう。
会議開催前にやっておくべき重要な事は、資料の用意です。資料内容は、分かりやすく、また自分が説明のし易い内容にしましょう。
説明方法は、事前リハーサルをやっておくと良いでしょう。また、前回の議事録、今回の会議で使用する資料を準備する。資料は人数分用意しましょう。さらに、決定まで時間が掛かるような議題ならば、事前に参加者へ資料を配付し、目を通しておいてもらう方法も良いでしょう。
会議の時間を有効に使うため、あらかじめ会議進行の役割分担をしておきましょう。主な役割として、次のようなものがあります。
会議に参加する時は、以下の心構えを忘れずに。
会議を効率的にこなし、会社をより良い方向に成長させましょう。