新入社員の為のビジネスマナー講座

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メールのマナー

送信する前の心構え

電子メールは基本的には手紙の書き方と同じですが、通常の紙で送付する手紙に比べ、便利である反面、相手に不快な思いをさせないように充分注意する必要があります。

メールを送る前に
日本における電子メールの規約では、漢字コードにはJIS (ISO-2022-JP)を用いることが定められています。また、半角カタカナは使用してはいけない事になっています。

読みやすい文章を書く

サブジェクトの記入
迷惑メールや、ウイルスに感染したメールと見分けがつくように、サブジェクト(題名)は必ず記入しましょう。サブジェクトを記述する際には、メールの内容が分かる様簡潔にかつ的確に書くようにします。最低でも「○○に対する質問です」「××にに関して報告します」などのように記述します。

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文字数・署名・添付ファイル

1行の文字数
メール本文の1行の最大文字数は、全角で30〜35文字程度とすることがマナーです。 これは、1行が長いメールだと横スクロールしないと読めないといったことを避けるためで、見た目に読みやすいメールを書く事を促すためのマナーです。
引用の多様は禁物
返信時に元メールを全文引用することはやめましょう。だらだらと不必要な部分も引用されているメールは見苦しく、また不必要に「重く」なってしまいます。
署名を入れる
自分が何者であるかを相手に伝えるために記述します。 少なくとも名前とメールアドレスだけでも記述しましょう。
添付ファイルについて
大きなファイルを添付すると、ネットワーク、サーバ、受信相手に対して多大な迷惑をかけることになります。メール1通のサイズは、50Kbyte以下を目安として、それを超えるような場合は分割して送信を行うようにするのが基本です。また、せっかく相手に送ったファイルがソフトや保存形式の不一致で開かなかった、などということがないように、相手の環境も考慮しましょう。

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形式

htmlメールや装飾を加えたメールは出さない
ビジネスメールでは、htmlメールは使わないのが鉄則です。 環境が不明な、不特定多数の方とのやりとりをする場合には、ソフトの設定をテキスト形式にした方が良いです。 あなた自身のメールソフトの初期設定がhtmlメールになっている場合もありますので、確認をしましょう。
半角カタカナは使わない・機種依存文字は使わない
メールで使える文字は、決まっています。半角カタカナや、丸付き数字、ローマ数字、括弧付き省略文字、単位記号などの機種依存文字(特定のPCや機種、OSなどに依存する文字)は使用しないのが鉄則です。機種依存文字を使っても、相手のメールソフトでは文字化けを起こして読めない可能性がありますので、気を付けましょう。

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宛先の使い分け(TO、CC、BCCを使いわける)

同じ内容のメールを複数の人に送りたい場合、TOに複数のメールアドレスを書く場合と、CCやBCCを使う場合があります。どれを使っても複数の相手先には届くきますが、この場合もルールがあります。

CC(カーボンコピー)を使う場合、TOに主たる宛先アドレスをCCには一応、眼を通して頂くという意味でアドレスを入れます。当事者や責任者の方へお送りする場合には、TOにアドレスを入れておくのが礼儀ですので、注意しましょう。

BCC(ブラインドカーボンコピー)を使う場合は、マナーとして、TOに自分のアドレスを入れ、BCCに送りたい複数の相手先を入れます。そうする事で、受け取る側には送り主の自分のアドレスだけが公開される事になります。これがどうして必要になるのかというと、お互いに面識は無いが送り主の自分とは面識がある複数の人に、同じ内容のお知らせをしたいというような時、面識のない方達にCCやTOで送ってしまうと全員のメールアドレスが列記されているため、全員が他の方のメールアドレスを見れる状態になってしまいます。そのような個人情報の漏洩を避けるため、BCCを使うのです。

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返信の際の注意点

仕事によっては、プロジェクトごとに関係者用のメーリングリストを組む事があります。メーリングリストで受信したメールに返事を送るとき、全員に送るのか、または特定の個人に送るのかで注意が必要です。

「返信」「全員に返信」のアイコンをクリックして返信メールを作成すると、アドレス欄にはメーリングリストのアドレスが入るので、登録されているメンバー全員に送られます。元のメールの発信者や、特定の個人だけに受信メールを生かして返事を送りたい場合は、「転送」か「返信」で、宛先にその人のアドレスをいれて送ります。間違えてメーリングリスト宛に送ってしまう事があるのでくれぐれも注意しましょう。

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連絡方法としてEメールは万全ではない

Eメールは早くて確実に連絡がとれるものと過信しがちですが、配送経路で何がしかのトラブルがあった場合、メールが届くまでに何時間もかかったり、メールそのものが途中で行方不明になることもまれにあります。

また、メールが届いていても相手がすぐにメールボックスをチェックするとは限りません。Eメールで送るのが適切であったとしても、急ぎの用事や重要事項などは、電話で「これ送ります」「いま送りました」と一報を入れた方が良いでしょう。

返信の場合も同様です。通常、差出人は相手がメールを読んだかどうかを確認できません。質問や依頼といった内容のメールを受け取った際には、できるだけすみやかに返事を出すようにすると良いでしょう。これといった決まりは無いが、朝晩2回くらいは必ずメールチェックをしましょう。

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ウイルス対策

コンピューターウイルスは、Eメールやホームページなどからのダウンロードを介して広がっていきます。ウイルスに感染すると、パソコンに保存されているデータが消されたり壊されたりするばかりでなく、プログラムが正常に動かなくなったりするなどの損害を受け、復旧させるには多大な手間とコストがかかります。

また、知らないうちにウイルスメールが送信されて、自分が加害者になってしまう場合もあります。このようなコンピューターウイルスによるトラブルを避けるためには、日頃からウイルス対策を心がけておく必要があります。

知らない相手からの添付ファイルは開かない
見知らぬ相手から送信されたメールの添付ファイルは、ウイルスが潜んでいる可能性があるので容易に開いてはいけない。安全を確認することが難しいため、無条件で削除することをお勧めします。1回削除しただけでは「削除済みアイテム」のフォルダに移るだけなので、もう一度削除を繰り返し、完全に削除します。
どことなく変なメールは、知り合いからのメールであっても疑ってかかる
メールソフトに登録されたアドレスに勝手に送信するタイプのウイルスが激増しています。このため送信者が知り合いの場合でも安心とはいえません。メール本文もウィルスが作成している可能性もあるので、どうも変だなと思われるメールが届いたときは、ファイルを開かず、先方に問い合わせるなどして安全を確認してから開くように常に心掛けましょう。

その他、プレビュー画面からも感染しますので、プレビュー画面を表示しないように設定を変更しておきましょう。 ウイルス検地ソフトを定期的に実行する設定にしておきましょう。

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